Dans notre précédent article sur la digitalisation de données d’équipes terrain, nous vous donnions des conseils pratiques à appliquer lorsque vous mettez en place des outils informatiques (applications, formulaires en ligne, pages web de suivi, etc.) visant à améliorer vos processus opérationnels.
Nous avions notamment mentionné:
- Make their life safer: Facilitez la vie de vos équipes, ne collectez pas d’informations superflues.
- Don’t spy: ne collectez pas d’informations de manière indirecte. Si vous enregistrez la localisation de votre équipe, communiquez clairement les éléments qui sont collectés et dans quelles situations.
- Attention à la perte d’information: optez pour une solution avec un stockage hors ligne afin d’éviter des erreurs 404 lorsque vos techniciens se rendent dans des lieux sans réseau.
Aujourd’hui, nous complétons ces trois recommandations précédentes avec deux conseils supplémentaires pour collecter des formulaires de techniciens.
Conseil 4: Evitez les barrières à l’entrée pour vos équipes
Pour le public cible de votre solution de “rapportage terrain digital”, limitez un maximum les étapes nécessaires à commencer à l’utilisation.
Evitez le tunnel classique basé sur les étapes : installer une application, créer un compte, valider l’adresse email liée au compte, demander éventuellement validation au manager, connexion, utilisation.
Si possible, évitez que vos équipes doivent créer un compte (d’autres techniques d’authentification sont possibles). Si un compte est nécessaire, créez le compte pour eux à l’avance et fournissez-leur un nom d’utilisateur et mot de passe ainsi que le lien pour accéder au(x) formulaire(s).
Quelques exemples de barrière à l’utilisation:
- Devoir chercher et installer une application volumineuse depuis un store d’applications mobiles
- Devoir créer un compte
- Devoir faire des mises à jour
- Devoir retenir un nom d’utilisateur et mot de passe
- …
Nous avons des solutions pour éviter ces obstacles, n’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus.
Conseil 5: “Start small and extend”
Comme dans tout projet, nous conseillons de travailler de manière itérative. Définissez un groupe test à qui faire tester le nouvel outil. Sur base de leurs impressions, l’outil évolue et monte en qualité/intuitivité.
Etendez la solution à d’autres groupes d’utilisateurs une fois le groupe cible test satisfait (et les processus de gestion de données post-encodage stabilisés).
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Et vous, avez-vous d’autres conseils pour les responsables techniques qui souhaitent suivre leurs équipes de manière paperless ?