Conseil 1: “Make their life simple(r)”
C’est sans doute le conseil le plus important.
Pour faire d’un projet de digitalisation un succès, les utilisateurs doivent percevoir la digitalisation comme un point positif qui leur rend la vie plus facile. Les avantages sont notamment : moins de déplacements au bureau pour déposer leurs rapports, moins de risque de pertes de rapports, etc.
Lors de la digitalisation d’une activité de rapports, la tentation est grande de vouloir imposer la collecte d’informations complémentaires qui n’étaient pas précédemment récupérées. De notre point de vue, cette approche est contre-productive puisqu’elle peut générer de la frustration chez les utilisateurs qui percevront la nouvelle solution comme une contrainte supplémentaire (alors qu’ils sont généralement peu “tech-aware”)… Dans le pire des cas, les reticences peuvent réduire fortement l’adoption et mettre en péril le projet dans son ensemble.
Nous conseillons de profiter de la digitalisation pour challenger le type d’informations collectées. Si de nouvelles informations doivent être collectées par rapport à la solution papier actuellement en place, nous conseillons une approche progressive : Mettez d’abord en place la solution “paper-equivalent”, et une fois celle-ci adoptée avec succès, ajoutez les nouveaux besoins.
Conseil 2: “Don’t spy and tell you won’t”
Communiquez en amont de la mise en place de votre nouvel outil. Délimitez clairement le type d’informations qui sera collecté.
Conseil 3: Attention à la perte d’informations !
Trouvez une solution qui permet d’encoder des informations même sans réseau. La plupart des outils de création de formulaires (tels que Google forms ou Typeform) sont destinés à un usage sur ordinateur dans des conditions où la connection internet est disponible sans interruption. Ne faites pas l’erreur de vous orienter vers ce type de solutions à des équipes terrain. Les interruptions de connectivité résulteront en des pertes de données occasionnelles.
Nos conseils suivants arrivent dans une publication qui suivra dans les prochains jours.